Chaos to ostatnie czego Ci potrzeba gdy zbliża się deadline. Jak często przeszukujesz skrzynkę email, w poszukiwaniu ważnych informacji czy plików? Jeśli często, to zapraszam do lektury.
Sytuacja jest dodatkowo zła, gdy masz pod sobą zespół, który na Ciebie liczy. Opanuj chaos, zanim będzie za późno. Wystarczy odrobina chęci i czasu, by zażegnać kryzys komunikacyjny.
Pliki i foldery
Nazewnictwo plików
Kojarzysz pliki nazywane w ten sposób; “bez-nazwy.pdf”, “projekt2.psd”, “nowa-wersja-dla-klienta.jpg”, “logo-wersjafinalna.png”? Brzmi znajomo, prawda? Im więcej takich plików posiadasz, tym łatwiej się w nich pogubić.
Jak zaczynałem lata temu przygodę z projektowaniem stron internetowych i grafiki użytkowej, miałem ten sam problem. Wielokrotnie musiałem się przekopywać przez setki plików w folderze Pobrane oraz na Pulpicie co nie było korzystne dla wydajności komputera. To prawdziwy koszmar, który sam sobie zafundowałem, bagatelizując porządek w plikach. Rozwiązanie jest na szczęście bardzo proste, wystarczy odpowiednio opisywać pliki i umieszczać je w przeznaczonych do tego folderach. U mnie pliki podpisane są według prostego schematu, który masz niżej. Pierwszy człon to nazwa projektu, drugi to jego przeznaczenie, w tym przypadku jest to grafika do posta na Facebook’a. Trzecia część to wersja projektu.
Hierarchia folderów
Gdy już masz odpowiednio nazwane pliki, warto je skatalogować. I tu polecam prostą trzystopniową hierarchię folderów. Czyli tworzymy folder pierwszego stopnia o nazwie Projekty. Następnie foldery drugiego stopnia dla poszczególnych projektów. Warto utworzyć sobie również folder Archiwum na projekty już ukończone bądź z jakiegoś powodu zaniechane. Ostatni stopień to podfoldery projektów, takie jak Dokumenty oraz Pliki.
Odradzam tworzenia bardziej skomplikowanych hierarchii, bo jeśli dobrze opisujemy pliki, to komfort ich odszukania będzie wręcz idealny. W przypadku większej ilości podfolderów, mamy więcej klikania i zbędnego zastanawiania się gdzie dany plik może się znajdować.
Kopie zapasowe
Trwała utrata danych to jedna z najgorszych rzeczy, jaka może się wydarzyć w pracy. Sam tego doświadczyłem gdy padł mi kiedyś dysk HDD, przez co straciłem rok pracy. Na szczęście nie były to dane bardzo ważne i nie do odtworzenia, ale nauczyłem się od tamtej pory tworzyć kopie zapasowe.
Poza trzymaniem danych na dysku lokalnym mam również podpiętą usługę Backup and Sync from Google oraz Microsoft OneDrive działające równolegle. Dodatkową zaletą trzymania kopii w chmurze jest dostępność z wielu urządzeń takich jak np. smartfon. Oczywiście możesz skorzystać tylko z jednej chmury. Google na start daje 15 GB, ale w usłudze One można za 8,99 zł miesięcznie korzystać ze 100 GB. Microsoft w ramach swojej chmury daje do dyspozycji jeszcze mniej, bo tylko 5 GB bezpłatnego miejsca. Jednak już za 29,99 zł miesięcznie dostajemy aż 1 TB oraz aplikacje desktopowe Microsoft 365 takie jak Word, Excel czy PowerPoint.
Jeśli chcesz przechowywać dane w trzech miejscach jednocześnie. Czyli na dysku lokalnym i w chmurze Google oraz Microsoft, wystarczy, że ustawisz by folder lokalny np. Projekty znajdował się w folderze chmury OneDrive zainstalowanego na komputerze. Ten konkretny folder ustaw do synchronizacji z Google, dzięki czemu pliki mam w trzech miejscach, z czego do dwóch mam dostęp z każdego urządzenia.
Alternatywą bądź dodatkową przestrzenią na dane może być sieciowy magazyn danych NAS. Takie urządzenie to jednak niemały wydatek, ale za to jednorazowy. W biurze używałem swego czasu WD My Cloud Home o pojemności 4TB za 800 zł. Do dysku można dostać się z poziomu aplikacji na Androida i iOS. Niestety aplikacja jest dość toporna i tym samym mam mieszane uczucia. Podobno dobrym wyborem są urządzenia firmy Synology, chętnie poznam wasze zdanie, bo planuję zakup takiego magazynu NAS.
Komunikacja i zarządzanie
Do pracy nad małymi projektami moim zdaniem wystarczy grupa prywatna na Facebook’u, gdzie dodając odpowiednie tematy i tagi można skutecznie i komfortowo zarządzać nawet kilkoma projektami jednocześnie.
Co jeśli potrzeba nieco bardziej zaawansowanego narzędzia umożliwiającego między innymi zarządzanie zadaniami popularną metodą Kanban? W takim przypadku śmiało polecam skorzystać z Trello. Możemy tu tworzyć zespoły i tablice, a w nich zadania z załącznikami, komentarzami i listami zadań. Jeśli Trello nie przypadnie ci do gustu, możesz spróbować jeszcze HeySpace, do którego jest możliwość migrować zawartość z Trello. HeySpace dysponuje bardzo podobną funkcjonalnością do tego co oferuje Trello, główna różnica to interfejs. Osobiście bardziej podoba mi się HeySpace ze względu na miłą dla oka szatę graficzną. I taka mała uwaga, jeśli jesteście rocznikami 80/90 to bardzo duże prawdopodobieństwo, że będziecie wpisywali MySpace 
Dlatego warto sobie zapisać link w szybkim wybieraniu przeglądarki.